Der Offertenprozess kennt jedes KMU. Denn ohne Akquise und ohne Offerten gibt es keine neuen Aufträge. Der Prozess ist je nach Branche & Komplexität sehr unterschiedlich aufgebaut.
Wenn du nach einer neuen Kundenanfrage via E-Mail erstmal die Daten in deine Word-Vorlage abfüllst und Positionen aus anderen Word-Dateien kopierst, ist dieser Beitrag für dich.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du deinen Offertprozess digitaliseren & automatisieren kannst. So sparst du Zeit, die du für wichtigere Dinge einsetzen kannst.
Warum der klassische Offertprozess heute nicht mehr ausreicht
Die heutige Welt ist digitalisiert und bewegt sich rasend schnell. Auch durch die Entwicklungen im KI-Bereich wird der Fortschritt zusätzlich beschleunigt. Für uns KMUs heisst das, dass wir eine Brücke schlagen müssen.
Wie können wir mit begrenzten Mitteln mit der Entwicklung Schritt halten?
Fakt ist, dass sich viele KMUs keine teueren Software-Projekte leisten können. Dennoch reicht es heute nicht mehr aus, dass ein potenzieller Kunde mehrere Tage auf dein Angebot warten muss. Bis dann hat er bereits bei deiner Konkurrenz angefragt.
Nutze die Zeit sinnvoller, als Offerten zu kopieren und befüllen. Wir zeigen dir hier Möglichkeiten, wie du deinen Offertprozess einfach digitalisieren und später automatisieren kannst.
Offerten-Tools
Hier stellen wir dir vier Tools vor, mit denen du deine Offerten digitalisieren und später auch automatisieren kannst. Alle Lösungen sind spezifisch für den Schweizer Markt entwickelt worden und bieten API-Schnittstellen für eine programmatische Offerten-Erstellung an.
Bexio ist eine der bekanntesten Softwarelösungen für kleine und mittlere Schweizer Unternehmen. Das Programm vereint Buchhaltung sowie Kontaktverwaltung komplett in der Cloud. Dank unzähliger Schnittstellen können Nutzer das System sehr flexibel an ihre Bedürfnisse anpassen.
Abaninja ist Teil des Swiss21 Ökosystems und richtet sich speziell an Neugründer. In der Basisversion können Anwender völlig kostenlos Rechnungen schreiben und die Finanzen verwalten. Die Plattform automatisiert viele alltägliche Abläufe und erleichtert den Einstieg in die Selbstständigkeit enorm.
Milkee wurde ganz gezielt für Einzelfirmen in der Schweiz entwickelt. Die Bedienung ist extrem intuitiv und erfordert absolut keine Vorkenntnisse im Bereich der Buchhaltung. Ziel der Anwendung ist es vor allem, kleine Betriebe unabhängig von teuren Treuhändern zu machen.
Infinity Finance positioniert sich als innovatives Buchhaltungsprogramm mit einem starken Fokus auf künstliche Intelligenz. Die Software bietet clevere Funktionen für automatische Buchungsvorschläge in Echtzeit. Nutzer können ihr Bankkonto direkt anbinden und sofort rechtsgültige Dokumente verschicken.
Automatisierte Offerten - Die Königsdisziplin
Die nächste Stufe des digitalisierten Offertenprozesses ist eine (Teil-) Automatisierung der Angebote. Mit den heutigen technologischen Mitteln ist das kein Wunschdenken mehr, dass nur für grosse Firmen möglich ist. Wir bei Stellar Automation sind darauf spezialisert Automatisierung auf für KMUs möglich zu machen.
Eines unserer Steckenpferde ist der automatisierte Angebotsprozess. Dies durften wir auch bereits bei Kunden einführen. Das Ziel ist es dabei nicht, die komplexen Einmal-Offerten zu automatisieren, sondern die Standard-Anfragen die 80% des Volumens ausmachen.
Wenn du in einem Unternehmen tätig bist, wo jede Offerte stark individualisiert ist, lohnt sich eine Automatisierung für dich nicht. Hier ist es lediglich wichtig einen sauberen und gut dokumentierten digitalen Offertenprozess zu führen. Über Anfrage, zu Ordnerstruktur bis zur Ablage der benötigten Materialien.
Praxis-Beispiel
Gerne zeigen wir dir hier an einem Praktischen Beispiel, wie ein digitalisierter und automatisierter Offertprozess aussehen kann.
Unser Beispiel-Unternehmen ist seit einigen Jahren in der Reinigung tätig. Sie bieten diverse Services an. Neuerdings wurde ein automatisierter Angebotsprozess eingeführt. In diesem Zug wurde auch eine teilweise Verlagerung der Kundenqualifizierung dem Kunden selbst übertragen (Analog der Self-Scanning Kassen in den Supermärkten).
Die Anfragen werden über die Webseite geleitet:
01
Der Kunde wählt den Service direkt aus
02
Je nach Dienstleistung werden bereits zusätzliche und relevante Informationen für die spätere Offerte abgefragt
03
Und zum Schluss werden noch die Kontaktdaten abgefragt:
Im Anschluss werden die Daten auf der Integrations- & Automatisierungsplattform verarbeitet, ein Kunde wird im CRM erstellt oder synchronisiert und die Offerte direkt angelegt mit den passenden Positionen:
Anschliessend kann das Angebot noch weiter verfeinert bzw. detailliert werden und anschliessend direkt über das Bexio Network an den Kunden versendet werden.
Der ganze Prozess dauert noch ca. 2 Minuten anstatt 15 Minuten wie zuvor. Und das bei jedem Angebot.
Die vier grössten Vorteile
Zeitersparnis
Du reduzierst administrative Fleissarbeit. Statt Stunden mit Copy-Paste zu verbringen, hast du wieder Zeit für dein Kerngeschäft oder für die komplexen Spezialanfragen.
Schnelligkeit
Geschwindigkeit gewinnt. Wenn dein potenzieller Kunde am Sonntagabend anfragt und am Montagmorgen um 08:00 Uhr bereits eine professionelle Offerte im Posteingang hat, bist du der Konkurrenz voraus.
Keine Tippfehler
Keine falschen Adressen oder vergessene Positionen mehr. Da der Kunde seine Daten selbst eingibt und diese 1:1 in Bexio (oder dein CRM) fliessen, ist die Fehlerquote praktisch gleich null.
Skalierbarkeit
Egal ob 2 oder 20 Anfragen reinkommen. Dein administrativer Aufwand bleibt gering.
Fazit & der nächste Schritt
Die Digitalisierung und Automatisierung deines Offertprozesses ist kein teures “Nice-to-have” für Grosskonzerne mehr. Es ist ein Wettbewerbsvorteil für KMUs, der sich vom ersten Tag bezahlt macht. Erhalte den Überblick und nutze Technologie zu deinem Vorteil, um dein Unternehmen voranzubringen.
Möchtest du herausfinden, wie viel Zeit du in deinem Unternehmen durch einen automatisierten Offertprozess sparen kannst? Lass uns unverbindlich darüber sprechen.