Was bedeutet Prozessautomatisierung?
Unter dem Begriff Prozessautomatisierung versteht man den Einsatz von technologischen Hilfsmitteln zur Automatisierung von Abläufen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist kein neues Thema, es hat allerdings mit der Popularität von Large Language Models (LLMs) stark an Beachtung gewonnen. Während früher klar definierte einzelne Prozessschritte mit Software-Skripten automatisiert wurden, gibt es heute Systeme und Plattformen, die sich rein mit der Erstellung und Verwaltung von sog. Workflows beschäftigen. Für die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann heute auch künstliche Intelligenz verwendet werden. Dabei spricht man von “KI-Automatisierung” oder “AI-Automation” im Englischen. Während alle Technologien und Ansätze ihre Vorteile haben, sind sie nicht alle gleich gut geeignet für den jeweiligen Anwendungsfall. Dies ist jeweils spezifisch zu prüfen vor einer Umsetzung.
Wie funktioniert Prozessautomatisierung?
Um das Ziel von automatisierten Prozessen zu erreichen, gibt es eine Vielzahl an technologischen Mitteln und Ansätzen.
Skript / Code Automatisierung von Prozessen mittels Software-Skripten, die einem klar definierten Prozess folgen. Die Regeln und auszuführenden Schritte werden alle via Code in Skripten definiert, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden.
Low-Code Workflow Automation Tools In den Low-Code Workflow Automation Tools können Prozesse grafisch modelliert und Automatisierungen aufgesetzt werden. Die Tools übersetzen die grafischen Elemente mit eigentlichem Code, der im Hintergrund ausgeführt wird. Zudem bieten die meisten Tools die Möglichkeit, die Workflows mit zusätzlichem Code zu ergänzen.
Robotic Process Automation (RPA) Unter RPA versteht man Software-Roboter die auf einem Computer laufen, welche Abläufe und Eingaben von Nutzern simulieren und Anwendungen bedienen. Dies ist vor allem nützlich bei älteren Programmen, welche über keine Schnittstellen oder APIs verfügen.
KI-Agenten KI-Agenten sind noch ein relativ neues Thema. Während man bei normalen Automatisierungen auch Prompts bei LLMs nutzen kann (KI-Automatisierung), geht ein KI-Agent noch einen Schritt weiter. Ein KI-Agent hat ein definiertes Ziel, dass er erreichen soll. Dabei verfügt dieser über definierte Informationsquellen und Tools. Der grösste Unterschied zur KI-Automatisierung besteht darin, dass der KI-Agent den Weg zum Ziel und seine Tool-Nutzung selber definiert.
Welche Prozesse eignen sich besonders für Prozessautomatisierung?
Es ist schwierig, eine pauschale Aussage treffen zu können, welche Prozesse sich am besten für eine Automatisierung eignen. Wenn wir bei Stellar Automation bei Kundenprojekten beraten, stellen wir die folgenden Fragen:
Wie oft wird der Prozess pro Woche / Monat durchlaufen?
Wie viele lange dauert ein Durchgang?
Wo passieren die meisten Fehler?
Woher kommen die Daten für den Prozess?
Was soll das Ergebnis sein?
Wie hoch ist die Variabilität im Prozess?
Häufig sehen wir Potential bei diesen Prozessen:
Angebotsprozess
Rechnungsbearbeitung
Mahnwesen
Auftragsbearbeitung
Onboarding von neuen Mitarbeitenden
Mach den Prozess-Check, um das Potential für deinen Prozess zu prüfen
Vorteile der Automatisierung von Prozessen
Durch die Automatisierung von Prozessen entstehen einige Vorteile. Natürlich sind diese immer vom jeweiligen Projekt und Umfang abhängig und können je nach Projekt auch anders ausfallen. Generell werden folgende Vorteile bei Automatisierungsprojekten angestrebt:
Kostensenkung
Einsparungen von bis zu 50% der Prozesskosten möglich.
Zeitersparnis
Routine-Arbeiten gehören bald der Vergangenheit an.
KI-Integration
Von KI-unterstützten Entscheidungen bis zu KI-Agenten.
Genauigkeit
Fehlerfreie Datenerfassung und -Verarbeitung garantiert.
Skalierbarkeit
Dein Unternehmen wächst? Deine Lösungen auch.
Compliance
Prozesse werden immer nach defnierten Regeln ausgeführt.
Prozessautomatisierung vs. KI-Automatisierung
Der Begriff “KI-Automatisierung” wird immer häufiger in Relation zu Prozessautomatisierung verwendet. Als KI-Automatisierung wird die Automatisierung von Prozessen mittels KI-Tools wie z.B. Anthropic “Claude” oder OpenAI “ChatGPT” bezeichnet. Dabei sollen die Systeme Muster erkennen und eigenständige Entscheidungen treffen. Dies ist aber nicht immer in allen Fällen nötig oder zielführend.
Nach unserer Auffassung sind die zwei Begriffe nicht strikt voneinander zu trennen. Denn auch bei der Entwicklung von Prozessautomatisierungslösungen wird heute viel mit künstlicher Intelligenz gearbeitet. Dies erleichtert und beschleunigt die Entwicklung sehr stark.
Eine KI-Automatisierung besteht meist aus einem oder mehreren dieser Komponenten:
Workflow Automation Platform
Dient als technische Basis für die Automatisierung.Maschinelles Lernen (ML) Algorithmen, die aus bestehenden Vorgängen, Entscheidungen und Resultaten lernen und diese für zukünftige Entscheidungen verwenden.
Natural Language Processing (NLP) Die Fähigkeit, menschliche Sprache zu verstehen, Intention zu erkennen und entsprechend zu verarbeiten.
Computer Vision Unter Computer Vision versteht man das maschinelle Sehen. Darunter fallen beispielsweise Bild- und Texterkennung (OCR).
Prozessautomatisierung vs. KI-Agent
Der Begriff “KI-Agent” wird zunehmend im direkten Vergleich zur klassischen Prozessautomatisierung diskutiert. Als KI-Agent wird ein System bezeichnet, das nicht nur festen Regeln folgt, sondern ein vorgegebenes Ziel weitgehend autonom plant und iterativ verfolgt. Dabei sollen die Agenten dynamisch auf unvorhergesehene Situationen reagieren und eigenständig entscheiden, welche Werkzeuge sie zur Problemlösung benötigen.
Ein KI-Agent besteht meist aus einem oder mehreren dieser Komponenten:
Large Language Model (LLM) Dient als Zentrale des Agenten, um Informationen zu verstehen, Zusammenhänge zu erkennen und Handlungsschritte zu planen.
Werkzeuge & Schnittstellen (Tools/APIs) Dienen als die "Hände" des Agenten. Dies sind Anbindungen an Datenbanken, Software oder klassische Automatisierungs-Workflows, die der Agent bei Bedarf selbstständig aufrufen kann.
Gedächtnis (Memory) Die Fähigkeit des Systems, sich an vergangene Interaktionen, Zwischenergebnisse und den aktuellen Kontext zu erinnern, um komplexe, mehrstufige Aufgabenketten abzuarbeiten.
Planung und Reflexion (Reasoning) Mechanismen, die es dem Agenten erlauben, ein grosses Problem in kleine Teilschritte zu zerlegen und seine eigenen Aktionen auf dem Weg zum Ziel selbstständig zu überprüfen oder zu korrigieren.
Prozessautomatisierung für KMUs in der Schweiz
Wir bei Stellar Automation werden oft gefragt, ob Prozessautomatisierung auch ein Thema bei KMUs ist. Es herrscht oft noch das Vorurteil, dass Automatisierungsprojekte sehr aufwändig und teuer sind und deshalb nicht relevant für kleinere Unternehmungen.
Dies hat sich allerdings in den letzten 2-3 Jahren stark geändert. Durch die schnelle Entwicklung im Bereich KI kann die Entwicklungsdauer von Automatisierungslösungen deutlich reduziert werden. So können erste Proof-of-Concepts bereits innert Tagen anstatt Monaten entwickelt werden.
Doch bevor man als KMU ein Automatisierungsprojekt startet, ist es wichtig, eine Vision bzw. Strategie aufzustellen. Denn es gilt der Grundsatz: Automatisieren kann man alles, aber nicht alles lohnt sich auch.
Zu Beginn muss auch immer eine Diskussion zum eigentlichen Prozess stattfinden. Aus unserer Erfahrung lohnt es sich in über 95% der Fälle, den gewünschten Prozess vorher anzuschauen, zu vereinheitlichen, zu vereinfachen und zu zu standardisieren.
Mit dieser Grundlage stehen die Erfolgschancen für ein erfolgreiches Automatisierungsprojekt deutlich höher.
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