Key Takeaways:
Grenzen klassischer Suchabos: Die manuelle Recherche und starre Stichwort-Filter erfordern hohen administrativen Aufwand. Sie erfassen weder versteckte No-Bid-Kriterien in Pflichtenheften noch berücksichtigen sie die spezifischen Eignungskriterien und Vorlieben eines Unternehmens.
Kontextuelle Relevanzprüfung durch KI: Ein KI-Agent analysiert den vollständigen Inhalt der Ausschreibungsunterlagen, sortiert unpassende Submissionen aus und berechnet einen Relevanz-Score (1–100 %). Nach erfolgter Freigabe können Strukturdaten automatisch an bestehende CRM/ERP-Systeme (z. B. Bexio) übergeben werden.
Validierung im Parallelbetrieb: Über ein mehrwöchiges "Shadow-Testing" lässt sich die Trefferquote der automatisierten Überwachung risikofrei überprüfen, indem das KI-System parallel zur bestehenden manuellen Suche betrieben und wöchentlich abgeglichen wird.
Warum dich die manuelle Suche mehr kostet, als du denkst
Die manuelle Suche nach passenden Ausschreibungen gehört in fast allen Schweizer Bau-, Architektur-, Ingenieur- und IT-Betrieben zum wöchentlichen Programm dazu. Dabei gibt es verschiedene Arbeits- & Vorgehensweisen, wie man die passenden Ausschreibungen findet. Folgende Themen hören wir in unserem Gesprächen immer wieder:
Hoher administrativer Aufwand
Jede Woche schauen deine Projektleiter bei SIMAP rein und prüfen, ob es passende neue Ausschreibungen gegeben haben. Gerade bei kleineren Firmen, die keine speziellen Angebots-Projektleiter / Kalkulatoren haben.
Versteckte No-Bid Kriterien
Trotz definierten Filtern, müssen viele Ausschreibungen geprüft werden, die schlussendlich nicht passen oder ein No-Bid Kriterium aufweisen
Mangelnde Relevanzprüfung
Standard-Benachrichtigungen informieren dich über neue Aufträge, bewerten aber nicht, ob diese zu deinem Unternehmen passen oder du die Eignungskriterien überhaupt erfüllst.
Vergleich der Möglichkeiten
Um die passende Lösung für dein Unternehmen zu finden, hilft der direkte Vergleich der gängigsten Methoden in der Schweiz:
Wie funktioniert die automatische SIMAP Überwachung mit KI?
Ein moderner KI-Agent unterstützt dich und dein Team beim manuellen Durchsuchen von Beschaffungsportalen. Grundsätzlich arbeitet die Lösung mit fünf Schritten:
Definition vom Firmenprofil
Im ersten Schritt erstellen wir dein individuelles Firmenprofil. Wir hinterlegen deine spezifischen Leistungsschwerpunkte, BKP-Codes, Zielregionen, No-Bid Kriterien und gewünschten Projektvolumen.
Suche & Aggregation
Der KI-Agent sucht jeden Tag, rund um die Uhr nach neuen Ausschreibungen. Zuerst wird mit Filtern gearbeitet, um Token-Kosten zu sparen.
Bewertung & Matching
Zuerst findet eine Grob-Prüfung der Ausschreibungsinformationen statt. Wenn diese in Ordnung ist, werden die Ausschreibungsunterlagen heruntergeladen und die Eignungskriterien und der Projektkontext geprüft. Als Resultat wird ein KI-Score generiert von 1-100%.
Benachrichtigung
Gemeinsam definieren wir, ab welchem KI-Score du benachrichtigst wird. Die Benachrichtigung können wir flexibel für dich erstellen. Möglich sind E-Mail, Teams, Slack oder WhatsApp.
Freigabe & Vorbereiten der Dokumente
In diesem Schritt siehst du dir die passende Ausschreibung manuell nochmals an. Passt das Projekt zu deinem Unternehmen? Passt die Timeline? Hast du schon die passenden Mitarbeiter und Subunternehmer? Wenn alles passt, kannst du die Freigabe erteilen und der KI-Agent erstellt die Ausschreibungsdokumente nach deiner Vorlage und befüllt sie mit den Projektangaben.
Warum "Shadow-Testing" die beste Strategie vor dem Kauf ist
Unser KI-Agent befindet sich noch in der Entwicklung. Wir suchen nach aktiven Pilot-Kunden, welche die Lösung mit uns weiterentwickeln. Bevor du dir ein teueres Software-Abo kaufst, bieten wir dir ein 4 Wöchiges “Shadow-Testing” an.
Parallelbetrieb: Du lässt das System 4 Wochen lang im Hintergrund laufen, während dein Team die gewohnte manuelle Suche fortführt.
Abgleich: Am Ende jeder Woche wird verglichen. Hat der KI-Agent alle relevanten Projekte gefunden? Hat er Submissions entdeckt, die manuell übersehen wurden?
Entscheidung: Erst wenn du mit dem Ergebnis zufrieden bist, erfolgt die Umstellung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen dem kostenlosen SIMAP-Suchabo und eurem KI-Agenten?
Das SIMAP-Suchabo schickt dir starr gefilterte E-Mails nach Suchbegriffen oder CPV-Codes. Lesen, Filtern und Bewerten musst du alle PDFs selbst. Unser KI-Agent versteht den Inhalt der Unterlagen, filtert No-Bid-Kriterien automatisch heraus und berechnet einen KI-Score (1–100 %), wie gut das Projekt wirklich zu deinem Firmenprofil passt. Nach deiner Freigabe bereitet er sogar deine Offertdokumente vor.
Warum reicht eine einfache Stichwortsuche bei Bau-Ausschreibungen oft nicht aus?
Eine Stichwortsuche findet nur exakte Wörter. Verwendet die Vergabestelle andere Begriffe oder seltene BKP-Formulierungen, verpasst du lukrative Aufträge. Zusätzlich prüft eine reine Stichwortsuche nicht, ob im Pflichtenheft versteckte Kriterien stehen, die das Projekt für dich unpassend machen.
Wie verhindert die KI, dass relevante Ausschreibungen versehentlich übersehen werden?
Die KI sucht nicht nur nach einzelnen Begriffen, sondern liest den gesamten Kontext der Ausschreibung. Um dir volle Sicherheit zu geben, bieten wir ein 4-wöchiges "Shadow-Testing" an: Der KI-Agent läuft kostenlos parallel zu eurer gewohnten manuellen Suche. So könnt ihr am Ende der Woche risikofrei abgleichen, ob alle Projekte gefunden wurden.
Wie bewertet die KI, ob eine Submission zu unseren BKP-Codes und Kapazitäten passt?
Wir hinterlegen im ersten Schritt dein individuelles Firmenprofil: BKP-Codes, Zielregionen, gewünschte Projektvolumen und deine No-Bid-Kriterien. Der KI-Agent lädt die Pflichtenhefte herunter, gleicht Eignungskriterien und Termine mit deinem Profil ab und berechnet einen klaren Match-Score von 1 bis 100 %.
Kann der KI-Agent Benachrichtigungen direkt in MS Teams, Slack oder per E-Mail zustellen?
Ja. Du bestimmst, ab welchem KI-Score du benachrichtigt werden willst und auf welchem Kanal. Möglich sind direkte Nachrichten in Microsoft Teams, Slack, per E-Mail oder via WhatsApp – inklusive einer kompakten Zusammenfassung der wichtigsten Projektdaten.
Kann der KI-Agent Fundstellen direkt in ein CRM oder ERP (z. B. Bexio) übertragen?
Ja. Sobald du ein Projekt freigibst, werden die Formulardaten automatisch an dein CRM oder ERP-System wie Bexio übergeben. Zusätzlich befüllt der Agent deine bestehende Offertvorlage mit den Eckdaten aus der Ausschreibung. Das mühsame Copy-Paste entfällt komplett.
Du möchtest mehr zu unserem KI-Agenten erfahren und prüfen, ob du als Pilot-Nutzer in Frage kommst?
