Der Ausschreibungsprozess in Schweizer Bauunternehmen ist oft noch von hohem manuellem Aufwand geprägt. Die Suche, Kalkulation und Offert-Erstellung kosten viel Zeit und der Konkurrenzdruck ist hoch.
Das Bauunternehmen der Zukunft muss die administrativen Aufwände reduzieren und den Fokus auf das Erbringen der Bauleistung legen. So kann das Fortbestehen in diesem kompetitiven Umfeld langfristig gesichert werden.
Eine Möglichkeit, den administrativen Aufwand nachhaltig zu reduzieren, ist die intelligente Prozessautomatisierung mit modernen Low- & No-Code Tools wie n8n oder Microsoft Power Platform.
Was ist Prozessautomatisierung?
Prozessautomatisierung (auch bekannt als Business Process Automation, BPA) bezeichnet den Einsatz von Technologie, um repetitive und zeitaufwändige Geschäftsprozesse auszuführen. Dabei wird der menschliche Einsatz nur noch auf Kern-Entscheidungen und Kontrollen reduziert. Grundsätzlich geht es darum, die Arbeit von Menschen auf Systeme zu verlagern, um Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit zu maximieren.
Der Unterschied zu einem klassischen IT-Tool
Prozessautomatisierung geht über die Nutzung einer einzelnen Software (wie ein CRM oder ein ERP) hinaus. Es geht darum, die Lücken zwischen diesen Tools zu schliessen und Workflows über verschiedene Applikationen hinweg zu orchestrieren.
Konkrete Anwendungsfälle
Wir bei Stellar Automation beschäftigen uns sehr stark mit Automatisierungslösungen rund um Bauunternehmen und präsentieren die folgenden Möglichkeiten.
Automatisiertes Screening und Bewertung von Ausschreibungen
Öffentliche Ausschreibungen werden in der Schweiz auf der zentralen Ausschreibungsplattform Simap (www.simap.ch) veröffentlicht. Eine manuelle Suche und Überprüfung von Ausschreibungen ist sehr zeitaufwändig.
Unsere Lösung durchsucht regelmässig die Plattform und wertet Ausschreibungen auf Basis deines Unternehmens aus. Hierbei arbeiten wir einerseits mit Filtern, andererseits auch mit NLP (Natural Language Processing - was so viel bedeutet wie das Verstehen und die Verarbeitung von Text). Das System resultiert am Schluss mit einem KI-Score für dieses Projekt und je nach deinem gesetzten Wert, wirst du benachrichtigt, um die Entscheidung zu treffen, ob angeboten werden soll oder nicht.
Das Resultat sind relevante Ausschreibungen welche zu deiner Firma passen. So kannst du den manuellen Suchaufwand komplett reduzieren und dich auf das Angebot konzentrieren.
Im Bild siehst du einen Ausschnitt unserer Lösung zur Bewertung von Ausschreibungen.
Du kannst die Lösung auch kostenlos für dein eigenes Unternehmen ausprobieren.
Angebots-Erstellung
Sobald du ein Angebot zur Erstellung freigegeben hast, erstellt ein Workflow für dich alle benötigten Dokumente in deiner Dokumentenablage und befüllt diese bereits mit den wichtisten Informationen aus der Ausschreibung.
Konkret können MS-Word oder Google Docs mit sog. "Content Control Properties" versehen werden. Diese können in einem Workflow (z.B. mit Microsoft Power Automate) angesteuert und befüllt werden.
Dadurch profitierst du von einer standardisierten Ausgangslage für alle Angebote und stellst sicher, dass die wichtigsten Informationen bereits vorausgefüllt werden.
Wenn du ein ERP-System nutzt, stellen wir den korrekten Import der Projekt-Daten in dein System sicher und verbinden diese intelligent.
Automatisierte Dokumenten-Analyse
Die Ausschreibungsunterlagen (Pflichtenheft, Leistungsverzeichnis, etc.) sind oft umfangreich und erfordern eine genaue Prüfung der Anforderungen, um ein konformes Angebot zu erstellen.
Künstliche Intelligenz (z.B. Google Gemini 3 Pro) verarbeitet die Ausschreibungsdokumente und gibt dir als zusätzliche Stütze alle zentralen Datenpunkte und Anforderungen und Ausschlusskriterien. Am Ende des Angebotsprozesses wird das Angebot nochmals mit den gesammelten Daten der Ausschreibung geprüft. Dies dient als sekundärer Compliance-Check.
Natürlich gilt es zu beachten, dass KI-Systeme auch Fehler machen können. Diese Lösung dient zur Beschleunigung der Prüfung und als Sekundärmeinung.
Fazit
Unsere Lösungen werden jeweils auf deine Bedürfnisse angepasst und für dich entwickelt bzw. customized. Dadurch schaffst du die Grundlage für gesundes Wachstum.
Kunden sehen typischerweise die folgenden Ergebnisse:
50% Zeitersparnis in der Bearbeitung des Angebotes
Höhere Gewinnchancen durch fokussierte Ressourcenverteilung auf Ausschreibungen, die wirklich relevant sind
Reduzierte Fehlerquote durch automatisierte Datenerfassung und -Verarbeitung