Der Offertprozess ist einer der wichtigsten Prozesse für Schweizer KMU. Denn ohne neuen Aufträge, ist der Fortbestand des Unternehmens gefährdet. Der Offertprozess wird oftmals als lästig und “notwendiges Übel” bezeichnet. Vor allem wenn die Offerten zu 80% immer die selben Bestandteile beinhalten.
Das Resultat ist oft, dass die Offerten am Feierabend oder am Wochenende noch geschrieben werden. Das Problem dabei ist, dass eine Offerte kein Geld kostet, aber sie kostet die wertvollste Ressource im KMU, nämlich die Arbeitszeit des Geschäftsführers oder des Projektleiters.
In diesem Beitrag zeigen wir, was das “Tippen von Hand” wirklich kostet und wie es auch anders geht.
Die Ausgangslage: Zwei Firmen im Vergleich
Für unser Beispiel nehmen wir zwei Maler-Betriebe (Firma A und Firma B). Beide Unternehmen beschäftigen 5 Mitarbeiter. Bei dieser Grösse ist es üblich, dass der Geschäftsführer bei einer starken Auftragslage auch oft selbst noch Kundenprojekte ausführt. So auch unsere zwei Protagonisten.
Firma A "So haben wir das schon immer gemacht"
Bei Firma A läuft alles noch so “wie man es schon immer gemacht hat”. Anfragen kommen via Telefon und E-Mail rein und werden bearbeitet, sobald man gerade Zeit dafür hat. Bei komplexeren Fällen wird eine Besichtigung vereinbart. Im Anschluss wird die Offerte geschrieben und dem Kunden zugesendet.
Firma B "Digitalisiert & Automatisiert"
Firma B setzt auf Digitalisierung und Automatisierung. Auch beim Offertprozess geht sie neue Wege. Wo möglich binden Sie den Kunden in die Prozesskette mit ein und vereinfacht den Datenaustausch. Bei komplexeren Projekten vereinbart auch Firma B eine persönliche Besichtigung beim Kunden.
Der Offertprozess im direkten Vergleich
Vergleichen wir nun den Offertprozess der beiden Unternehmen.
Firma A (Der manuelle Weg):
E-Mail Anfrage lesen
Neue Word-Offertvorlage öffnen
Kundendaten von Hand in das Dokument abtippen
Leistungen in Excel kalkulieren
Übernahme der Resultate in die Offerte
PDF erstellen
Dokument ablegen
E-Mail schreiben & Dokument anhängen
Dauer: ca. 30 Minuten pro Offerte
Firma B (Der teilautomatisierte Weg):
Der Kunde füllt ein smartes Anfrageformular aus
Das System wertet die Angaben aus und kalkuliert die Positionen nach hinterlegten Regeln
Die Kundendaten werden automatisch im CRM erfasst oder mit einem bestehenden Kunden abgeglichen
Das Angebot wird automatisch im ERP erstellt und mit den Kundendaten und kalkulierten Positionen ergänzt. Die Preise werden direkt von den Positionen und Artikeln im ERP gezogen.
Eine KI überprüft zusätzliche Angaben, Dokumente und Fotos, die der Kunde möglicherweise ergänzt hat und ob diese einen Einfluss auf die Offerte haben könnten.
Der Geschäftsführer erhält eine Benachrichtigung über die Anfrage und die erstellte Offerte.
Prüfen der Offerte und versand direkt aus dem ERP an den Kunden
Bei offenen Offerten wird zudem nach 14 Tagen automatisch beim Kunden nachgehakt
Dauer: ca. 5 Minuten pro Offerte
Vergleichen wir nun den Offertprozess der beiden Unternehmen.
Eine Beispielrechnung: Die wahren Kosten
Firma B spart pro Offerte 25 Minuten Zeit. Einfache Offerten können auch ohne Computer, direkt am Smartphone bearbeitet und versendet werden.
Firma A verliert pro Offerte fast eine halbe Stunde Zeit. Dies klingt erstmal nicht nach viel. Aber Offerten schreiben ist ein laufender Prozess. Zudem erhält man auch nicht für jede gesendete Offerte einen Auftrag.
Für das Rechenbeispiel arbeiten wir mit drei Szenarien:
Szenario 1 - Wenig Volumen: 3 Offerten pro Woche
Szenario 2 - Mittleres Volumen: 10 Offerten pro Woche
Szenario 3 - Hohes Volumen: 20 Offerten pro Woche
Stundensatz Geschäftsführer / Projektleiter: 100 CHF / Stunde
Szenario 1 - Wenig Volumen
Szenario 2 - Mittleres Volumen
Szenario 3 - Hohes Volumen
Resultat
Es zeichnet sich ein deutliches Resultat ab. Jede zusätzliche Offerte pro Woche spart Firma B ca. 20 Stunden im jahr. Bei gerechneten Kosten von 100 CHF pro Stunde für den Geschäftsführer sind das 2’000 CHF pro Jahr.
Ein manueller Offertenprozess kostet jedes Jahr mehrere Tausend Franken. Und fast noch wichtiger, er bindet die wichtigste Ressource im KMU. Ein automatisierter Offertenprozess ist ein zentraler Baustein für das Unternehmenswachstum und sollte ab einer Grösse von ca. 4-5 Mitarbeitenden in Betracht gezogen werden.
Die grösste Sorge von Geschäftsführern und Projektleitern im Gewerbe ist fast immer dieselbe: „Wenn ich meinen Angebotsprozess automatisiere, klingen meine E-Mails wie von einem unpersönlichen Roboter. Ich verliere den direkten Draht zu meinen Kunden und am Ende sinkt die Qualität.“
Die Angst ist berechtigt. Denn niemand will standardisierte Massen-Emails und Standard-Angebote erhalten. Auch Ihre Kunden nicht.
Das ist jedoch nicht das, was wir unter intelligenter Automatisierung verstehen.
Missverständnis Vollautomatisierung vs. Teilautomatisierung
Automatisierung bedeutet nicht, dass die Maschine den Menschen ersetzt. Es bedeutet, dass die Maschine dem Menschen die digitale Fliessbandarbeit abnimmt. Wir setzen konsequent auf das Prinzip der Teilautomatisierung (Human-in-the-Loop):
80% Routine: Das System liest die Daten aus, kalkuliert die Wegpauschalen, Quadratmeter und Artikel und erfasst alle Daten korrekt im CRM / ERP.
20% Menschlicher Kontakt: Hier kann die Offerte noch für den Kunden personalisiert werden. Ein Telefonat oder ein persönlicher Satz genügt.
Warum Automatisierung Ihre Kundenbeziehung sogar stärkt
Schnelligkeit schlägt die Konkurrenz Im B2B-Bereich gilt eine einfache Regel. Wer zuerst eine saubere Offerte einreicht, bekommt oft den Zuschlag. Ihre Konkurrenten suchen abends um 21 Uhr oft noch nach der richtigen Formatierung im Word. Ihr Angebot liegt zu dieser Zeit bereits professionell beim Kunden im Posteingang.
Keine Tippfehler mehr Menschen machen Fehler beim händischen Kopieren von Namen, Adressen oder Summen aus E-Mails. Eine automatisierte Datenübergabe verhindert diese Fehler komplett. Fehlerfreie Dokumente wirken professionell und schaffen sofort Vertrauen.
Mehr Zeit für das Wesentliche Sie verbringen nicht mehr Stunden pro Woche mit Tippen. Dadurch haben Sie wieder Zeit für den direkten Kontakt. Sie können zum Hörer greifen und beim Kunden persönlich nachfassen. Genau solche Gespräche bauen echte Kundenbindung auf.
Die Automatisierung nimmt Ihnen die persönliche Note nicht weg. Sie verschafft Ihnen vielmehr die nötige Zeit, um sich wieder aktiv um Ihre Kunden zu kümmern.
Fazit
Manuelle Offerten sind versteckte Margen-Killer. Unsere Rechenbeispiele zeigen es deutlich. Selbst bei einem mittleren Volumen von nur zehn Offerten pro Woche kostet dich das händische Abtippen im Jahr rund 20'000 CHF an teurer Arbeitszeit.
Viel entscheidender als das Geld ist jedoch der Verlust deiner wichtigsten Ressource. Jede Stunde, die du abends oder am Wochenende mit Copy-Paste im Büro verbringst, fehlt dir an anderer Stelle. Ein teilautomatisierter Offertprozess stoppt diese Verschwendung. Er gibt dir die Kontrolle über deine Zeit zurück. Du senkst deine administrativen Kosten drastisch. Du bist bei Kundenanfragen schneller als die Konkurrenz. Und du kannst vor allem eines: endlich wieder pünktlich in den Feierabend gehen.