Automatisierung Angebotsprozess

Die Herausforderung

Im höchst kompetitiven Umfeld der Reinigungsofferten (vor allem für Umzugsreinigungen), zählt Geschwindigkeit zu einem der wichtigsten Faktoren. Mit über 50+ Anfragen pro Monat, frisst das manuelle Bearbeiten der Anfragen und Erstellen der Offerten viel Zeit. Vor allem wenn es zu 70-80% Standard-Anfragen (Umzugs- & Unterhaltsreinigungen).

Gerade, da der Geschäftsführer selber bei komplexen und anspruchsvolleren Gebäudereinigungsprojekten noch selbst draussen arbeitet, war eine Lösung notwendig.

Link zur Lösung mit allen Details: Automatisierter Angebotsprozess

Unsere Lösung: Der automatisierte Angebotsprozess

Für die CleanWin GmbH haben wir eine individuelle Lösung entwickelt.

• Optimierung der Webseite, um mehr Anfragen zu generieren und die Nutzerführen zu vereinfachen

• Entwicklung eines dynamischen Offerten-Kalkulators, um eingehende Anfragen zu qualifizieren

• Kalkulation der Positionen, Preise & Zuschläge

• Bexio Schnittstelle: CRM Synchronisation & Angebote erstellen

• KI-Erkennung von Zusatzpositionen aus Freitext

• Dateien- & Foto-Verarbeitung bei Anfragen

Teste die Lösung hier: www.cleanwin.ch/offerte

Der Bottleneck

Wenn Inhaber und Führungskräfte im Tagesgeschäft eingebunden sind, werden administrative Aufgaben oft zur Wachstums-Hürde. Die Automatisierung von Routineaufgaben, ist ein effektives Mittel um KMUs diesen Freiraum wieder zurückzugeben, der dann für Grossprojekte oder die Kundenbetreuung eingesetzt werden kann.

Der Tech-Stack

Für dieses Projekt setzen wir auf folgende Tools

• n8n: Dieses Tool dient als zentrale Steuerung für die gesamte Orchestrierung der Workflows.

• Bexio: Als führende Schweizer Business Software ist Bexio für die Verwaltung der Kunden, Angebote und Rechnungen zuständig.

• JavaScript & TypeScript: Entwicklung / Optimierung der bestehenden Webseite

• Google Analytics: Auswertung des Traffics & Nachvollziehen des Nutzerverhaltens beim Offerten-Kalkulator

Die Ergebnisse

• Qualifizierung von Kundenanfragen

• Automatisierte Erstellung von passenden Offerten

• Erkennung von zusätzlichen Positionen aus dem Freitext mit KI

• Zeitersparnis von ca. 80% (3-4 Minuten anstatt 15 Minuten)

Kundenstimme

"Dank der Lösung von Stellar Automation konnten wir die manuellen und immer wiederkehrenden Arbeiten bei unserem Angebotsprozess nun gänzlich eliminieren. Nun haben wir mehr Zeit, um uns die komplexen und grossen Angebote zu kümmern und passende Offerten zu schreiben. Seit der Umstellung konnten wir den manuellen Aufwand bei den Standard-Offerten, um ca. 80% zu reduzieren.

Wir schätzen die Zusammenarbeit und erleben Stellar Automation als professionellen Partner und werden auch bei zukünftigen Projekten auf Stellar Automation zurückgreifen."

Kevin Polli, Geschäftsführer CleanWin GmbH