Beleg-App

Jeder der ein eigenes Unternehmen führt oder Selbstständig ist, kennt die Problematik mit den Belegen. Um die Buchhaltung sauber durchzuführen, muss jeder Beleg aufbewahrt und idealerweise digitalisiert werden.

Für einen Kunden automatisierten wir seinen etablierten Beleg-Prozess. Dabei stand an erster Stelle die Analyse des aktuell angewendeten Prozesses in der Organisation. Im Prozess wurden mehrere menschliche Interaktionen festgestellt. Einige davon liessen sich auch in einem (teil-) automatisierten Prozess nicht verhindern, wie beispielsweise das Scannen des Beleges durch einen Mitarbeitenden.

Sobald klar ist, dass eine gewisse menschliche Interaktion mit dem Prozess notwendig sein wird, stellt sich die Frage, wie diese aussehen könnte. Im vorliegenden Case wurde sich für eine eigens entwickelte Power App entschieden.

Im Anschluss an die Eingabe aller benötigten Informationen dieses Beleges, führt das System die weiteren Schritte automatisiert durch:

• Ablegen & Archivieren des PDF’s in SharePoint

• Verbuchen der Transaktion im Buchhaltungssystem Bexio via Schnittstelle

• Anhängen des Dokumentes in Bexio zur sauberen Ablage

Mit Hilfe dieser Lösung spart der Kunde ca. 3 Minuten für jeden einzelnen Beleg. Auf das Jahr hochgerechnet ist dies eine massive Einsparung von Zeit & Kosten, welche der Kunde in Arbeiten investieren kann, die sein Unternehmen voranbringen.

Eine solche Lösung ist auf den Kunden massgeschneidert und deckt alle Anforderungen ab. Eine Erweiterung des Prozesses ist mit überschaubarem Aufwand verbunden und kann jederzeit durchgeführt werden.