25.03.2026
Philip Senn
Tutorial
Wenn du relativ standardisierte Angebote hast und immer etwa die gleichen Offerten kopierst und ausfüllst, solltest du dir überlegen den Prozess zu automatisieren.
Mit einer Automatisierung sparst du nicht nur Zeit, du bedienst deinen Kunden schneller und stellst sicher, dass deine Akquise auch für dich arbeitet, wenn du gerade im Einsatz bist.
In diesem Beitrag zeige ich dir Schritt für Schritt wie du ein automatisiertes Angebot auf Basis von einem Webformular (z.B. auf deiner Webseite) erstellst.
Was du dafür brauchst
Eine Webseite
Ein Formular mit einer Webhook-Funktionalität
Eine Automatisierungs-Plattform (z.B. n8n, Make.com oder Microsoft PowerAutomate)
Bexio Account
Angebot strukturieren
Bevor du dich um die technischen Themen und Umsetzung kümmerst, ist es zentral, dass man sich Gedanken zur Angebotsstruktur macht.
Stelle dir die folgenden Fragen:
Was sind meine „Bausteine“? Welche Leistungen sind fix (z.B. Grundgebühr) und welche sind variabel (z.B. Stundenaufwand, Anzahl Personen, Quadratmeter)?
Gibt es Abhängigkeiten? Wenn der Kunde Option A wählt, muss dann zwingend auch Option B im Angebot erscheinen?
Welche Informationen brauche ich zwingend für meine Offerte?
Sind die Preise linear oder gibt es je nach Menge einen Rabatt?
Braucht es eine Möglichkeit, wo der Kunde per Freitextfeld eine Angabe machen kann?
Welche Währungen und Mehrwertsteuersätze kommen zur Anwendung?
Wie lange soll das Angebot gültig sein?
Wenn du diese Fragen beantworten kannst, empfielhlt es sich diese Angaben niederzuschreiben und ein Angebot zu stukturieren. Wenn du mehrere Angebote hast, sollte zuerst das Angebot automatisiert werden, welches am häufigsten angefragt wird.
Für unser Beispiel hier, machen wir ein Angebot für eine Endreinigung von Wohnungen. Wir haben folgende Bestandteile:
Zimmer: 120 CHF pro Stück
Bad: 100 CHF pro Stück
Lamellenstoren: 150 CHF Aufpreis
Balkon / Terrasse: 80 CHF
Kellerabteil: 60 CHF
Einstellhallenplatz: 40 CHF
Webseite & Formular
Wichtig: Das Formular muss eine Webhook Funktionalität aufweisen. So gelangen die Informationen automatisch an unser System.
Hier findest du Beispiele von Formularen, die diese Funktionalität besitzen:
Wordpress
WPForms https://wpforms.com/
Fluentforms https://wordpress.com/plugins/fluentform
Wix
Automations (mit Trigger Wix Forms) Siehe Anleitung: https://ottokit.com/docs/how-to-set-up-webhook-in-wix-forms/
Framer
Framer Forms Dies wird hier in der Demo verwendet, da unsere Webseite mit Framer entwickelt wurde.
Integration mit Automatisierungsplattform
In unserem Fall nutzen wir die Plattform n8n. Es eignen sich aber auch andere Plattformen wie make.com oder die Power Automate von Microsoft. Wichtig ist eine Webhook Funktionalität.
Webhooks sind automatisierte Benachrichtigungen, die Daten in Echtzeit von einer Anwendung an eine andere senden, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt. Anstatt dass ein System ständig nach Updates fragt, schickt der Webhook die Informationen aktiv und sofort an eine hinterlegte Ziel-Adresse.
In n8n, erstellen wir einen neuen Workflow und fügen einen Webhook Trigger hinzu:
Anschliessend wird diese URL beim Formular auf der Webseite eingetragen:
Nun erhält unser Workflow die Daten von unserem Formular, sobald dieses abgesendet wird.
Nun muss die Logik entwickelt werden, wie aus diesen Daten die Positionen für unser Bexio Angebot erstellt werden. Dafür brauchen wir einen Code-Node (Javascript) und später einen HTTP Node, um die Bexio-API zu nutzen. Für Bexio gibt es zum Veröffentlichkeitszeitpunkt dieses Artikels noch keinen n8n Node.
Ich habe dir meinen n8n Workflow hier als JSON-Datei hinterlegt, so dass du dies bei dir hochladen kannst.
Der Code node iteriert durch die Daten vom Webhook und erstellt direkt die Daten für die Positionen des Angebotes im Format wie Bexio sie benötigt.
Im Anschluss wird noch der HTTP-Call gemacht um das Angebot zu erstellen.
Die aktuelle URL dafür ist: https://api.bexio.com/2.0/kb_offer
Resultat
In Bexio haben wir nun ein fertiges Angebot:
Dieses können wir nun herunterladen und versenden. Diese Schritte können natürlich auch automatisiert werden.
Vom Tutorial zur fertigen Sales-Engine
Das Tutorial zeigt dir das Fundament. Aber in deinem echten Business entscheiden die Details über den Erfolg: komplexe Preislogiken, individuelle Rabatte oder die Absicherung gegen API-Fehler.
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